1 - O QUE É, QUEM DEVE FAZER, QUANDO FAZER, COMO FAZER, ACESSOS E CERTIFICADOS
O que é o eSocial:
" É um novo sistema de registro, elaborado pelo Governo Federal, para facilitar a administração de informações relativas aos trabalhadores. De forma padronizada e simplificada, o novo eSocial empresarial vai reduzir custos e tempo da área contábil das empresas para executar 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. "
O eSocial é um projeto do governo federal, instituído pelo Decreto nº 8.373, de 11 de dezembro de 2014, que tem por objetivo desenvolver um sistema de coleta de informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, armazenando-as em um Ambiente Nacional Virtual, a fim de possibilitar aos órgãos participantes do projeto, na medida da pertinência temática de cada um, a utilização de tais informações para fins trabalhistas, previdenciários, fiscais e para a apuração de tributos e da contribuição para o FGTS.
O eSocial estabelece a forma com que passam a ser prestadas as informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício, e de produção rural. Portanto, não se trata de uma nova obrigação tributária acessória, mas uma nova forma de cumprir obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias já existentes. Com isso, ele não altera as legislações específicas de cada área, mas apenas cria uma forma única e mais simplificada de atendê-las.
São princípios do eSocial:
.....- dar maior efetividade à fruição dos direitos fundamentais trabalhistas e previdenciários dos trabalhadores;
.....- racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações previstas na legislação pátria de cada matéria;
.....- eliminar a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas obrigadas;
.....- aprimorar a qualidade das informações referentes às relações de trabalho, previdenciárias e fiscais; e
.....- conferir tratamento diferenciado às microempresas – ME e empresas de pequeno porte – EPP.
A prestação das informações pelo eSocial substituirá, na forma disciplinada pelos órgãos ou entidades partícipes, o procedimento do envio das mesmas informações por meio de diversas declarações, formulários, termos e documentos relativos às relações de trabalho. As informações referentes a períodos anteriores à implantação do eSocial devem ser enviadas pelos sistemas utilizados à época. A recepção dos eventos pelo eSocial não significa o reconhecimento da legalidade dos fatos neles informados.
O projeto eSocial é uma ação conjunta dos seguintes órgãos e entidades do governo federal: Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS e Ministério do Trabalho – MTb. Por meio desse canal, os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, 12 obrigações:
Quem deve Fazer:
Todo aquele que contratar prestador de serviço, pessoa física ou jurídica, e possua alguma obrigação trabalhista, previdenciária ou tributária, em função dessa relação jurídica, por força da legislação pertinente, está obrigado a enviar informações decorrentes desse fato por meio do eSocial.
A prestação das informações ao eSocial substituirá, na forma disciplinada pelos órgãos ou entidades partícipes, a obrigação de entrega das mesmas informações em outros formulários e declarações a que estão sujeitos:
.....I - o Empregador, inclusive o doméstico, a empresa e os que forem a eles equiparados em lei;
.....II - o Segurado Especial, inclusive em relação a trabalhadores que lhe prestem serviço;
.....III - as Pessoas Jurídicas de Direito Público da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios; e
.....IV - as demais Pessoas Jurídicas e Físicas que pagarem ou creditarem por si rendimentos sobre os quais tenha incidido retenção do IRRF.
Obs.: Não estão obrigados ao eSocial, a pessoa física que está na situação “Sem Movimento”, o M.E.I. sem empregado que não possua obrigação trabalhista, previdenciária ou tributária, e os Fundos de Investimento, os quais não são revestidos de personalidade jurídica e, portanto, não podem contratar !
Quando Fazer:
Depois de vários adiamentos, o eSocial entrou em Fase de Homologação (testes) a partir de junho de 2017 para empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões no ano de 2016, e para as demais empresas a partir de janeiro de 2018.
- A partir de Janeiro de 2018, o eSocial entra na fase de produção, que será obrigatório para Empresas de grande porte do Lucro Real (superiror a R$ 78 milhões)
- A partir de 16 de Julho de 2018, o eSocial se estenderá as demais entidades empresariais de médio porte (Lucro Real e optantes do Lucro Presumido).
- A partir de Janeiro de 2019 para as Microempresas, Empresas de Pequeno Porte, Microempreendedores Individuais, Empregadores Pessoa Fisica, Produtores Rurais PF e Entidades sem fins Lucrativos.
Os orgãos Públicos e organizações Internacionais ainda serão definidos por resolução especifica.
Como Fazer:
O eSocial não funciona por meio de um Programa offline Gerador de Declaração – PGD ou Validador e Assinador – PVA, ou seja, não possui um aplicativo para download no ambiente do empregador/contribuinte/órgão público que importe o arquivo e faça as validações antes de transmitir.
O eSocial pode ser gerado de duas formas:
a) pelo sistema de propriedade do empregador/contribuinte/órgão público ou contratado de terceiros, assinado digitalmente (com utilização de certificado digital) e transmitido ao eSocial por meio de webservice, recebendo um recibo de entrega (comprovante):
O empregador/contribuinte/órgão público gera um arquivo eletrônico por tipo de evento, contendo as informações previstas nos leiautes, assina-o digitalmente, transformando-o em um documento eletrônico nos termos da legislação, objetivando garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico é transmitido pela Internet para o Ambiente Nacional do eSocial que, após verificar a integridade formal, emitirá o protocolo de envio e o enviará ao empregador/contribuinte/órgão público. Após a realização das validações, o eSocial retornará o recibo de entrega ou mensagem de erro, conforma a figura abaixo:
O recibo de entrega dos eventos serve para oficializar a remessa de determinada informação ao eSocial e também para obter cópia de determinado evento, retificá-lo ou excluí-lo quando for o caso. Estes recibos serão mantidos no sistema por tempo indeterminado, porém, por segurança, é importante que a empresa guarde seus respectivos recibos, os quais comprovam a entrega e o cumprimento da obrigação !
Obs.: O protocolo de envio é uma informação transitória, avisando que o evento foi transmitido ao ambiente e que serão processadas as respectivas validações. O efetivo cumprimento da obrigação trabalhista, previdenciária e fiscal será atestado pelo recibo de entrega.
O empregador/contribuinte/órgão público, ao transmitir suas informações relativas ao eSocial, deve considerar a sequência lógica descrito a baixo, pois as informações constantes dos primeiros eventos são necessárias ao processamento das informações constantes nos eventos seguintes. As informações relativas à Identificação do Empregador/Contribuinte/Órgão público, que fazem parte dos Eventos Iniciais, devem ser enviadas previamente à transmissão de todas as demais informações.
Em seguida devem ser enviadas os Eventos de Tabelas, caso existam, as informações previstas nos Eventos Não Periódicos, Eventos Periódicos, e, por último, as informações previstas nos Eventos de Saúde e Segurança do trabalhador, conforme a sequencia da figura abaixo:
Obs.: Segue abaixo uma Tabela de Fases de Implantação por Tipos de Eventos a serem Transmitidos :
b) diretamente no Portal do eSocial na internet - http://www.esocial.gov.br/, cujo preenchimento e salvamento dos campos e telas já operam a geração e transmissão do evento. Nessa hipótese, pode ser utilizado certificado digital ou, para os dispensados de ter esse certificado, o código de acesso:
De uma maneira geral, o Empregador deverá acessar o eSocial, registrando os seus Dados de Empregador e as informações das tabelas do empregador. Existem algumas alterações, validades e exclusões que precisam ser verificadas. Além disso, deverão ser registrados os dados dos Empregados e também dos Trabalhadores sem Vínculo, atentando para as informações contratuais, Afastamentos, Aviso Prévio e Folhas de Pagamento. Confira a seguir o Fluxograma Geral onde são exibidos todos os passos que o Empregador deve realizar para gerenciar as informações de seus Trabalhadores, encerrar sua Folha de Pagamento e gerar as Guias de Recolhimentos dos Tributos e FGTS, através da Geração da DCTFWeb:
Acesso ao eSocial:
Os empregadores/contribuintes não obrigados à utilização do certificado digital podem gerar Código de Acesso ao Portal eSocial, como alterrnativa ao uso do certificado digital. São eles:
a) o Microempreendedor Individual – MEI com empregado, o segurado especial e o empregador doméstico;
b) a Microempresa – ME e a Empresa de Pequeno Porte – EPP optantes pelo Simples Nacional que possuam até 03 empregados, não incluídos os empregados afastados em razão de aposentadoria por invalidez;
c) o contribuinte individual equiparado à empresa e o produtor rural pessoa física que possuam até 07 empregados, não incluídos os empregados afastados em razão de aposentadoria por invalidez.
A obtenção do Código de Acesso para pessoa física exige o registro do número do CPF, data de nascimento e o número dos recibos de entrega do Imposto de Renda Pessoa Física – DIRPF dos dois últimos exercícios. Não possuindo as DIRPF, em seu lugar, deverá ser registrado o número do Título de Eleitor. Caso o empregador não possua as DIRPF e tampouco o título de eleitor, só poderá acessar o Portal do eSocial por meio do Certificado Digital.
Tipos de Certificados:
O certificado digital utilizado no sistema eSocial deverá ser emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.
O certificado digital deverá ser do tipo A1 ou A3. Certificados digitais de tipo A1 ficam armazenados no próprio computador a partir do qual ele será utilizado. Certificados digitais do tipo A3 são armazenados em dispositivo portátil inviolável do tipo smart card ou token, que possuem um chip com capacidade de realizar a assinatura digital. Este tipo de dispositivo é bastante seguro, pois toda operação é realizada pelo chip existente no dispositivo, sem qualquer acesso externo à chave privada do certificado digital.
Os certificados digitais serão exigidos em dois momentos distintos:
a) Transmissão: antes de ser iniciada a transmissão de solicitações ao sistema eSocial, o certificado digital do solicitante é utilizado para garantir a segurança do tráfego das informações na INTERNET. Para que um certificado seja aceito na função de transmissor de solicitações este deverá ser do tipo e-CPF (e-PF) ou e-CNPJ (e-PJ).
b) Assinatura de documentos: para os empregadores pessoas jurídicas, os eventos poderão ser gerados por qualquer estabelecimento da empresa ou seu procurador, mas o certificado digital assinante destes deverá pertencer a matriz ou ao representante legal desta ou ao procurador/substabelecido, outorgado por meio de procuração eletrônica e não-eletrônica.
Para os empregadores pessoas físicas, os eventos deverão ser gerados pelo próprio empregador ou seu procurador ou, ainda, o procurador/substabelecido, outorgado por meio de procuração eletrônica e não-eletrônica, assinados, em todos os casos, por meio de certificado digital.
Para os Órgãos Públicos, os eventos poderão ser gerados pelo representante autorizado para efetuar a transmissão das respectivas unidades administrativas.
Os certificados digitais utilizados para assinar os eventos enviados ao eSocial deverão estar habilitados para a função de assinatura digital, respeitando a Política do Certificado. Está previsto para o projeto o uso de Procuração Eletrônica da RFB ou da Caixa.
Obs.: As informações necessárias à identificação do assinante estão presentes dentro do certificado digital, tornando desnecessária a sua representação individualizada no arquivo XML. Portanto, o arquivo XML assinado deve conter apenas a tag "X509-Certificate"nas informações que dizem respeito ao certificado !
CONCLUSÃO:
O eSocial promete institucionalizar um sistema de prestação de contas por meio de uma plataforma única, centralizando o informe dos dados previdenciários e trabalhistas para os órgãos unificados. Esperamos que você tenha aproveitado nossas informações para tirar Dúvidas, se preparar para o Futuro do eSocial e Boa sorte na sua Implantação !
Manuais de Orientações:
Manual de Orientação do eSocial:
Manual de Orientação do Desenvolvedor do eSocial :
Manual do Usuario Web Geral:
Manual do Usuario Web Geral MEI:
Layouts do eSocial: